Políticas de Tratamiento de Datos Personales

I. CONTENIDO

La empresa ZIMPLANT & CIA S.A.S, en acatamiento a la normativa vigente acerca de la protección de datos personales en Colombia, especialmente la Ley 1581 de 2012; establece a través del presente documento las políticas de tratamiento y protección de datos personales, las cuales se aplicaran para todo acto de recolección, tratamiento, transferencia, transmisión, actualización, rectificación o cualquier otra acción, cualquiera sea, de tratamientos de los datos de CLIENTES, PROVEEDORES, RECURSO HUMANO y cualquier otra persona que tenga relación con ZIMPLANT & CIA SAS.

ZIMPLANT & CIA S.A.S empresa identificada con NIT No. 830.509.714-8 en la Cámara de Comercio de Bogotá.

Dirección: Avenida Carrera 19 # 120 – 71 – Bogotá, Colombia

Teléfonos: +57 (1) 655 5833

Email: callcenter@zimplant.com

1.1 Objetivo

Complementar las políticas corporativas de Seguridad de la Información que tiene ZIMPLANT & CIA S.A.S., en adelante ZIMPLANT con la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de junio de 2013, el cual tiene por objetivo principal desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas de conocer, actualizar y rectificar la información recogida sobre ellas en bases de datos o archivos.

1.2 Alcance

Aplica a todos los trabajadores que prestan servicios en las diferentes áreas de ZIMPLANT al igual que los datos suministrados de sus familiares y personas sobre las cuales ejerzan tutoría y asignación de apoyo, las personas naturales o jurídicas con las que sostenga negocios la compañía y en general para todo aquel interesado que rinda su autorización expresa y sea susceptible de la presente política.

1.3 Normas aplicables.

Constitución Política, artículo 15.

Ley 1581 de 2012.

Decretos Reglamentarios No 1377 de Junio de 2013.

Sentencias de la Corte Constitucional C – 1011 de 2008, y C – 748 del 2011;

Demás normatividad legal vigente aplicable

1.4 Finalidades.

La autorización para el tratamiento de datos personales, de manera general permite a ZIMPLANT recolectar, almacenar, procesar, usar, circular, suprimir, cotejar, buscar compartir, actualizar, transmitir y transferir la información personal, para desarrollar los productos del portafolio relacionados con el objeto social en fines de cumplir con las siguientes finalidades:

(i) Validar la información en cumplimiento de la exigencia legal de conocimiento del cliente aplicable a ZIMPLANT,  (ii) para el tratamiento de los datos personales protegidos por nuestro ordenamiento jurídico, (iii) para el tratamiento y protección de los datos de contacto (direcciones de correo físico, electrónico, redes sociales y teléfono),(iv) Transmitir información personal a terceras partes que hacen tratamiento de datos a modo de Encargo, incluyendo cobros pre jurídicos, cobros jurídicos, requerimientos, tramites propios del área de talento humano y en general lo que requiera la compañía y que verse sobre sus datos personales. (v) Enviar mensajes con contenidos institucionales, notificaciones, información del estado de cuenta con la compañía, saldos pendientes, ofertas, descuentos, y demás información relativa al portafolio de servicios de la empresa, a través de correo electrónico y/o mensajes de texto al teléfono móvil.

Finalidad para trabajadores. La autorización para el tratamiento de datos personales, permitirá a ZIMPLANT a recolectar, transferir, almacenar, usar, circular, compartir, actualizar y transmitir, de acuerdo con el procedimiento para el tratamiento de los datos personales en procura de cumplir con las siguientes finalidades:

(i)Adelantar las actividades propias del área de Talento Humano, de acuerdo con el Reglamento interno de trabajo y para uso de aquellas inherentes a la relación y reglamentación que se tiene con la vinculación contractual, (ii) para circular la información con el fin de atender afiliaciones, pagos y requerimientos del Sistema General de Seguridad Social y Parafiscales. (iii) Para circular la información con el fin de atender requerimientos legales facultados por la ley para la exigencia de los datos personales y objetos de la presente política (iv) Para el manejo exclusivo de los datos personales contenidos en su hoja de vida (v) Para inscripciones a actividades del programa de bienestar social ante la Caja de Compensación, (vi)Para expedición de certificados laborales y certificados de ingresos y retenciones, (vi)Para efectuar las verificaciones que correspondan previo al pago de nómina, (vii)en general para adelantar todas aquellas laborares que necesite la empresa para el adecuado funcionamiento y control de su planta de trabajadores.

Finalidad para contratistas y proveedores. De acuerdo con lo establecido en la Ley 1581 de 2012, de manera previa, expresa e inequívoca para la recolección de los datos personales, así como el tratamiento, almacenamiento y uso de la información para la contratación y para el uso relacionado con todos los aspectos atinentes al CONTRATO.

Autorizo a ZIMPLANT a suministrar la información: i) A mis causahabientes o mis representantes legales; ii) A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; iii) A los terceros que autorice como Titular o por la Ley.

Sin perjuicio de lo anteriormente expuesto, las personas sujetas a la presente política, de manera general, previa, expresa, e informada autorizo a realizar el tratamiento de datos personales sensibles tales como el origen racial o étnico, datos biométricos, aspectos socio económicos y situaciones de vulnerabilidad al tenor de lo dispuesto en el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012. Así mismo, autorizo para tratar los datos personales de los titulares menores de edad, en calidad de Representante Legal o Tutor de ellos.

1.5 Definiciones.

De conformidad con la legislación vigente sobre la materia, se establecen las siguientes definiciones, las cuales serán aplicadas e implementadas acogiendo los criterios de interpretación que garanticen una aplicación sistemática e integral, y en consonancia con los avances tecnológicos, la neutralidad tecnológica; y los demás principios y postulados que rigen los derechos fundamentales que circundan, y rodean el derecho de habeas data y protección de datos personales.

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
• Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
• Dato personal público: Toda información personal que es de conocimiento libre y abierto para el público en general.
• Dato personal privado: Toda información personal que tiene un conocimiento restringido, y en principio privado para el público en general.
• Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general.
• Dato sensible: Aquel dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, etc.
• Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
• Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión
• Oficial de cumplimiento de protección de datos: Es la persona dentro de ZIMPLANT que tiene como función la vigilancia y control de la aplicación de la Política de Protección de Datos Personales, bajo la orientación y lineamientos del Comité de Seguridad de la Información.

El Comité de Seguridad de la Información designará el Oficial de Protección de Datos.

1.6 Principios Específicos.

ZIMPLANT aplicará los siguientes principios específicos que se establecen a continuación, los cuales constituyen las reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio, de datos personales:

“a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.

b) Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.

c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

e) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

f) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente Ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley.

g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma”.

II. POLÍTICA DE TRATAMIENTO.

A. Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles, que de conformidad con el artículo 5 de la ley 1581 son: “aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos”.

B. Datos personales de niños, niñas y adolescentes. El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, de conformidad con lo establecido en el artículo 7o de la Ley 1581 de 2012 y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos: 1. Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes. 2. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales., dicho esto ZIMPLANT podrá recopilar los datos de niños, niñas y adolescentes que acceden a nuestros servicios para responder al interés superior de los mismos, solicitando previamente la autorización de tratamiento de datos personales al Representante Legal o Tutor y velando por el manejo adecuado de éstos.

C. Tratamiento de Datos Sensibles: Se podrá hacer uso y tratamiento de los datos catalogados como sensibles cuando:

• • El Titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
  • El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
  • El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran. exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular.
  • El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
  • El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

Autorización del titular: Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el tratamiento se requiere la autorización previa, expresa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior.

D. Casos en que no se requiere la autorización: La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

• • Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  • Datos de naturaleza pública.
  • Casos de urgencia médica o sanitaria.
  • Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
  • Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

E. Deberes de la Compañía como responsable del Tratamiento de Datos Personales: ZIMPLANT cuando actúe como Responsables del Tratamiento de datos personales, cumplirá con los siguientes deberes:

El artículo 18 de la mencionada Ley estipula los deberes de los Encargados del Tratamiento, así:

“ a) Garantizar al Titular, en todo tiempo el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley.

d) Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.

e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley.

f) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares.

g) Registrar en la base de datos las leyendas «reclamo en trámite» en la forma en que se regula en la presente ley.

h) Insertar en la base de datos la leyenda «información en discusión judicial» una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.

i) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que se pueden tener acceso a ella.

k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se le presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares. l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Parágrafo. En el evento en que concurran las calidades de Responsable del Tratamiento y Encargado del Tratamiento en la misma persona, le será exigible el cumplimiento de los deberes previstos para cada uno”.

F. Registro Nacional de Base de Datos. ZIMPLANT, se reserva, en los eventos contemplados en la ley y en sus estatutos y políticas corporativas, la facultad de mantener y catalogar determinada información que repose en sus bases o bancos de datos, como confidencial de acuerdo con las normas vigentes, sus estatutos y políticas corporativas, todo lo anterior y en consonancia con el derecho fundamental y constitucional.

G. Autorizaciones y Consentimiento. La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de ZIMPLANT, requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos.

H. Medio y manifestaciones para otorgar la autorización. La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, Sitios Web, en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo, que permita manifestar u obtener el consentimiento vía clic o doble clic, mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos. La autorización será generada por ZIMPLANT y será puesto a disposición del titular con antelación y de manera previa al tratamiento de sus datos personales.

I. Prueba de Autorización. ZIMPLANT utilizará los mecanismos con que cuenta actualmente, e implementará y adoptará las acciones tendientes y necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de cuándo y cómo obtuvo autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos. Para dar cumplimiento a lo anterior, se podrán establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.

J. Aviso de Privacidad. El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato conocido o por conocer, que es puesto a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se informa al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

K. Alcance y contenido del Aviso de Privacidad. El Aviso de Privacidad, como mínimo, deberá contener la siguiente información:

• • La identidad, domicilio y datos de contacto del Responsable del Tratamiento.
  • El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.
  • Los mecanismos generales dispuestos por el Responsable para que el Titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella.
  • En todos los casos, debe informar al titular cómo acceder o consultar la política de tratamiento de información.

L. Prerrogativas y demás derechos de los titulares de la información. En atención y en consonancia con lo dispuesto en la normatividad vigente y aplicable en materia de protección de datos personales, el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

• • Acceder, conocer, rectificar y actualizar sus datos personales frente a ZIMPLANT en su condición de responsable del tratamiento.
  • Por cualquier medio valido, solicitar prueba de la autorización otorgada a ZIMPLANT en su condición de Responsable del Tratamiento.
  • A recibir información por parte de ZIMPLANT previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
  • Acudir ante las autoridades legalmente constituidas, en especial ante la Superintendencia de Industria y Comercio, y presentar quejas por, infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente en las normas aplicables, previo trámite de consulta o requerimiento ante el Responsable del Tratamiento.
  • Modificar y revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales vigentes.
  • Tener conocimiento y acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

M. Deberes de ZIMPLANT en relación con el tratamiento de los datos personales. ZIMPLANT tendrá presente, en todo momento, que los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, hará uso de ellos sólo para aquellas finalidades para las que se encuentra facultado debidamente, y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.

N. Garantías del Derecho de Acceso. ZIMPLANT garantizará el derecho de acceso, modificación o supresión cuando, previa acreditación de la identidad del titular, legitimidad, o personalidad de su representante, poniendo a disposición de’ éste, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales a través de todo tipo de medio, incluyendo los medios electrónicos que permitan el acceso directo del Titular a ellos. Dicho acceso deberá ofrecerse sin límite alguno y le deben permitir al titular la posibilidad de conocerlos y actualizarlos en línea.

O. Consultas. Los titulares, o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos. En consecuencia, ZIMPLANT garantizará el derecho de consulta, suministrando a los titulares, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

Con respecto a la atención de solicitudes de consulta de datos personales ZIMPLANT garantiza:

Habilitar un correo electrónico talentohumano@zimplant.com para realizar las consultas pertinentes de datos personales.

Establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, mismos que deben ser informados en el aviso de privacidad.

Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que tiene en operación.

P. Reclamos. El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento.

El reclamo lo podrá presentar el Titular, teniendo en cuenta la información señalada en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012 y en el decreto1377 de 2013, y demás normas que los modifiquen o adicionen.

Q. Implementación de procedimientos para garantizar el derecho a presentar reclamos. En cualquier momento y de manera gratuita el titular o su representante podrán solicitar a personal de ZIMPLANT la rectificación, actualización o supresión de sus datos personales, previa acreditación de su identidad.

Los derechos de rectificación, actualización o supresión únicamente se podrán ejercer por:

• • El titular o sus causahabientes, previa acreditación de su identidad, o a través de instrumentos electrónicos que le permitan identificarse.
  • Su representante, previa acreditación de la representación.

Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular, deberá acreditarse en debida forma la personería o mandato para actuar; y en caso de no acreditar tal calidad, la solicitud se tendrá por no presentada. La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través de los medios habilitados por ZIMPLANT señalados en el aviso de privacidad y contener, como mínimo, la siguiente información: (i) El nombre y domicilio del titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta. (ii) La descripción La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos. (iii) En caso dado otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales. (iv) Los documentos que acrediten la entidad o la personalidad de su representante.

R. Rectificación y actualización de datos. ZIMPLANT tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos señalados en el literal anterior. Al respecto se tendrá en cuenta lo siguiente: En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales el titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.

ZIMPLANT tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando éstos beneficien al titular. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que considere pertinentes.

ZIMPLANT podrá establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, mismos que deben ser informados en el aviso de privacidad y que se pondrán a disposición de los interesados en la página web.

S. Supresión de Datos. El titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a ZIMPLANT, la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:

• • Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
  • Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
  • Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados
  • Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por ZIMPLANT. Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:

• • El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
  • La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
  • Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
  • Revocatoria de la autorización.
  • Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello, ZIMPLANT deberá establecer mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al titular revocar su consentimiento, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó.

Se deberá tener en cuenta que existen dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse. La primera, puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que ZIMPLANT deba dejar de tratar por completo los datos del titular; la segunda, puede ocurrir sobre tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado. Con la segunda modalidad, esto es, la revocación parcial del consentimiento, se mantienen a salvo otros fines del tratamientos que el responsable, de conformidad con la autorización otorgada puede llevar a cabo y con los que el titular está de acuerdo.

T. Seguridad de la información y medidas de seguridad. En desarrollo de las políticas corporativas y del principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, ZIMPLANT adoptara las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar normas de seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

U. Utilización y transferencia internacional de datos personales e información personal por parte de ZIMPLANT. Dependiendo de la naturaleza de las relaciones permanentes u ocasionales que cualquier persona titular de datos personales pueda tener para con ZIMPLANT la totalidad de su información puede ser transferida al exterior, sujeto a los requerimientos legales aplicables, con la aceptación de la presente política, autoriza expresamente para transferir Información Personal. La información será transferida, para todas las relaciones que puedan establecerse con ZIMPLANT.

Sin perjuicio de la obligación de observar y mantener la confidencialidad de la información, ZIMPLANT tomará las medidas necesarias para que esos terceros conozcan y se comprometan a observar esta Política, bajo el entendido de que la información personal que reciban, únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente relacionados con la relación propia de la relación con ZIMPLANT y solamente mientras ésta dure, y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente.    

ZIMPLANT también puede intercambiar Información Personal con autoridades gubernamentales o públicas de otro tipo (incluidas, entre otras autoridades judiciales o administrativas, autoridades fiscales y organismos de investigación penal, civil, administrativa, disciplinaria y fiscal), y terceros participantes en procedimientos legales civiles y sus contadores, auditores, abogados y otros asesores y representantes, porque es necesario o apropiado: (a) para cumplir con las leyes vigentes, incluidas las leyes distintas a las de su país de residencia; (b) para cumplir con procesos jurídicos; (c) para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno, y para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno distintas a las de su país de residencia; (d) para hacer cumplir nuestros términos y condiciones; (e) para proteger nuestras operaciones; (f) para proteger nuestros derechos, privacidad, seguridad o propiedad, los suyos o los de terceros; y (g) obtener las indemnizaciones aplicables o limitar los daños y perjuicios que nos puedan afectar.

V. Función de protección de datos personales al interior de ZIMPLANT. ZIMPLANT en los términos establecidos en la normatividad vigente, ha nombrado al área de CONTABILIDAD como RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO de Datos Personales, que ha recopilado y administra directamente por lo cual, es el responsable del recibo, procesamiento y canalización de las distintas solicitudes que se reciban, y las hará llegar a otras dependencias, si fuere el caso.

En el evento en que quien suministra sus datos considere que la Compañía dio un uso contrario al autorizado y a las leyes aplicables, podrá contactarnos a través de una comunicación motivada dirigida a la compañía. Dirección oficinas: AV K 19 NO 120 – 71 OF 412-413, contabilidad@zimplant.com; Teléfono: 6555833 ext. 111.

W. Encargado. ZIMPLANT será el encargado del manejo de datos personales al igual que los consultores externos que sean contratados por la empresa y que tengan como fin apoyar con el cumplimiento de los fines institucionales y los trabajadores en misión, reclutados por empresas de servicios temporales, puntualmente, con las sociedades.

a) T&S TEMSERVICES S.A.S., sociedad de nacionalidad colombiana legalmente constituida, identificada con el NIT 800.066.123-3, representada legalmente por la señora ISABEL ARCINIEGAS MANRIQUE, y,

b) GESTION PROFESIONAL S.A.S., sociedad de nacionalidad colombiana legalmente constituida, identificada con el NIT 830.510.833-8, representada legalmente por la señora FANNY PIEDAD MONDRAGON ORTIZ.

Serán estas sociedades quienes realicen el tratamiento de datos personales por cuenta de ZIMPLANT, respecto de los trabajadores que han reclutado y reclutarán en misión para ZIMPLANT.

X. Tramite de solicitud, modificación o supresión de datos:

• • Para consulta de datos personales, solicitud de la autorización o de información sobre el uso dado a los datos, se puede realizar la consulta por escrito y de manera presencial en las Oficinas del ZIMPLANT, o de manera virtual a través de los medios que dispone la empresa. La consulta debe ser a través de comunicación dirigida a nombre de ZIMPLANT, con el nombre completo del titular, la descripción de la consulta, la dirección de residencia y el teléfono de contacto, en caso tal de ser tercero interesado deberá adjuntar autorización expresa o poder según el caso.

• • Independientemente del mecanismo utilizado para la radicación de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en el término vigente para dar respuesta al derecho de petición, contado a partir de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá la consulta. Para presentar una solicitud de corrección, actualización o supresión de datos, o para presentar reclamo por presunto incumplimiento de los deberes de ZIMPLANT relacionados con la Protección de Datos, el Titular puede realizar la solicitud por escrito y de manera presencial en las Oficinas correspondientes. La solicitud o reclamo debe realizarse a través de comunicación dirigida a nombre de ZIMPLANT, con el nombre completo del titular, la descripción de los hechos que dan lugar a la solicitud o reclamo, la dirección de residencia, el teléfono de contacto y se deben anexar los documentos que se quiera hacer valer, en caso de tercero interesado deberá adjuntar autorización expresa o poder según el caso.

• • Si la solicitud o reclamo resulta incompleta, se requerirá al interesado para que subsane las fallas. Transcurridos un (1) mes desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

• • Las solicitudes de actualización, corrección, rectificación o supresión de los datos serán contestadas dentro de termino vigente para dar respuesta al derecho de petición, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo del reclamo completo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo.

Y. Modificaciones a las Políticas de Tratamiento de Datos Personales. ZIMPLANT se reserva el derecho de modificar, en cualquier momento, de manera unilateral, sus políticas y procedimientos de tratamiento de datos personales. Cualquier cambio será publicado y anunciado en el Portal Web de la empresa. Además, se conservarán las versiones anteriores de la presente políticas de tratamiento de datos personales.

El uso continuo de los servicios o no desvinculación de los mismos por el titular del dato después de la notificación de los nuevos lineamientos constituye la aceptación de la misma.

Z. Vigencia de la Política de tratamiento de datos personales. La política del tratamiento de datos personales rige a partir del momento de su publicación.